Transparenz

INFORMATIONSPFLICHTEN GEM. ART. 13 UND ART. 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten“) daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte im Sinne des Art. 13 und des Art. 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist:
Hekuda Beteiligungs GmbH & Co. KG
c/o Ärzteversorgung Niedersachsen
Gutenberghof 7
30159 Hannover
Telefon: 0511 / 7 00 21-0
Fax: 0511 / 7 00 21-316
E-Mail: info@aevn.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist:
Prof. Ulf Glende
info@glende-consulting.de

2. Welche Daten und Quellennutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir

– zur Feststellung der Mitgliedschaft, der Beitragspflicht und der Versorgungsleistungen,
– zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses einschließlich der Erstellung der Nebenkostenabrechnung insbesondere zur Erfüllung miet-, zivil- und steuerrechtlicher Rechte und Pflichten oder
– im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, der Durchführung und Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses einschließlich der betrieblichen Altersversorgung insbesondere zur Erfüllung arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Rechte und Pflichten

von Ihnen als Mitglied, Mieter oder Bewerber erhalten.

Darüber hinaus erhalten wir Daten auf Ihren Antrag/Ihre Mitteilung bzw. aufgrund gesetzlicher Regelungen von berufsständischen Kammern, Krankenkassen, der gesetzlichen Rentenversicherung und berufsständischen Versorgungswerken, Finanzbehörden, Meldebehörden, Gerichten, Arbeitgebern, Ärzten, Rechtsanwälten, Insolvenzverwaltern, Gutachtern, von der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V. (ABV) und aus Auskünften des Verbands der Vereine Creditreform e. V., für die wir Ihre Einwilligung bei Antrag auf Abschluss eines Mietvertrages erhalten haben, sowie aus Online-Telefonbüchern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 in der jeweils geltenden Fassung

– im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO):
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

– zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO):
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Vertragsabwicklung. Die Daten werden insbesondere bei Anbahnung und bei Durchführung des Vertrags mit Ihnen verarbeitet.

– zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO):
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zum Zwecke der Erfüllung der nach § 12 Absatz 4 Kammergesetz für die Heilberufe (HKG) übertragenen Aufgabe, den Mitgliedern der Ärztekammer Niedersachsen und deren Familienangehörigen Versorgung nach Maßgabe des HKG und der Alterssicherungsordnung (ASO) zu gewähren. Weiterhin verarbeiten wir die Daten zum Zwecke der Erfüllung arbeits-, sozialversicherungs-, miet-, zivil- und steuerrechtlicher Pflichten.

4. Welche Datenkategorien gibt es und wer erhält Ihre Daten?

Wir verarbeiten im Einzelfall abhängig von der Art des Rechtsverhältnisses (Mitgliedschaft, (Vor-)Vertrag, Einwilligung) nachfolgend gelistete Kategorien von Daten: Stamm-, Adress-, Kontakt- und Ausweisdaten, Bank-, Abrechnungs- und Vertragsdaten, technische Daten und Kommunikationsdaten. Innerhalb der Ärzteversorgung Niedersachsen erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der gesetzlichen, satzungsmäßigen, arbeits- oder mietvertraglichen Aufgaben benötigen.

Kategorien von Datenempfängern außerhalb der Ärzteversorgung Niedersachsen sind:

– andere öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ärztekammern und andere Versorgungswerke, Deutsche Rentenversicherung Bund, Gerichte, Aufsichtsbehörden, Finanzverwaltung, Wohngeldstelle, Einwohnermeldeamt)
– Krankenkassen
– Kreditinstitute und Versicherer
– Wirtschaftsprüfer und Versicherungsmathematiker
– Gutachter und Sachverständige
– Prozessbevollmächtigte und Rechtsanwälte
– Makler, Architekten und Bauprojektverwalter
– Handwerker, Ablesedienste und Grundversorger bzw. Netzgesellschaften
– Miet-und Kaufinteressenten
– von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), insbesondere in den Bereichen der Gehaltsabrechnung sowie EDV- und Telekommunikationsdienstleistungen, Facility Management, Druckdienstleistung und Entsorgung

Eine Weiterleitung erfolgt ausschließlich im gesetzlichen Rahmen. Wenn wir einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten.

5. Werden Daten an ein Drittland übermittelt?

Grundsätzlich werden von uns keine Daten an Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (Drittland) übermittelt. Eine Übermittlung findet im Einzelfall nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Zustimmung statt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer gesetzlichen, satzungsgemäßen, arbeits- oder mietvertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Versorgungsverhältnis der Mitglieder aufgrund der Pflichtmitgliedschaft oder der Mitarbeiter aufgrund der betrieblichen Altersversorgung über viele Jahre und hinsichtlich der Hinterbliebenenversorgung über den Tod des Mitgliedes oder Mitarbeiters hinaus angelegt ist. Bei einem beendeten Mietverhältnis können noch Aufgaben bestehen, für deren Erledigung Ihre Daten notwendig sind. Sind die Daten für die Erfüllung des Versorgungsverhältnisses oder die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Arbeits- oder Mietverhältnisses sowie sonstiger gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht.
Wir beachten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Die in Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) vorgegebenen Fristen betragen sechs bis zehn Jahre. Außerdem ist eine Weiterverarbeitung zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften erforderlich. Die Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben

– das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
– das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
– das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie
– das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 19 DSGVO).

Des Weiteren haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). An unseren Datenschutzbeauftragten können Sie sich ebenfalls jederzeit wenden.

8. Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Als Mitglied des Versorgungswerkes besteht nach § 3 ASO eine Verpflichtung, uns die nach der Alterssicherungsordnung notwendigen Auskünfte zu erteilen. Hierbei geht es insbesondere um Daten zur Feststellung der Mitgliedschaft, der Beitragspflicht oder der Versorgungsleistungen. Geben Sie uns die Daten nicht, kann das für Sie rechtlich und wirtschaftlich nachteilig sein.

Als Mieterin/Mieter ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Mietverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich bzw. wir sind gesetzlich verpflichtet, diese Daten zu erheben. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Als Bewerberin/Bewerber müssen Sie uns die personenbezogenen Daten geben, die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Eine Pflicht, uns diese Daten bereit zu stellen, existiert nicht. Ohne die erforderlichen Daten werden wir jedoch in der Regel das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter haben Sie im Rahmen der Sozialversicherung uns als Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen und, soweit erforderlich, Unterlagen vorzulegen. Weiterhin ergeben sich im Zusammenhang mit der Erhebung, Durchführung und Abführung der Lohnsteuer eine Reihe von Auskunftspflichten. Den rechtlichen Rahmen für die Auskunftspflichten bildet die AO. Schließlich kann sich aus der Treuepflicht als arbeitsvertraglicher Nebenpflicht gemäß § 242 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten ergeben.